“시급한”, “긴급”, “ASAP”, “우선순위”와 같은 모호한 표현은 불필요하게 스트레스 지수를 높일 수 있습니다.
가령 제가 슬랙(Slack) DM으로 “이건 우선순위(Priority)입니다”라고 보냈다고 가정해 봅시다.
여러분은 제가 어떤 뜻으로 말했다고 생각하시나요?
- 1분기 남은 기간 동안 다른 모든 프로젝트보다 이것을 먼저 처리해야 한다.
- 다른 업무와 고민 중이라면 이 일에 더 집중해야 한다.
- 이번 주말까지는 반드시 끝내야 한다.
- 오늘 업무 종료 전까지 반드시 끝내야 한다.
- 하던 일을 모두 멈추고 한 시간 내로 이 일을 처리해야 한다.
정답은 ‘알 수 없다’입니다. 함정 질문이죠.
분명히 말씀드리자면, 저도 “우선순위(Priority)”라는 단어를 좋아하고 자주 사용합니다. 단어 자체에 문제가 있는 것도 아니고, 절대 쓰지 말라는 뜻도 아닙니다. 다만 제가 강조하고 싶은 점은 이렇습니다.
모호한 언어를 무분별하게 사용하면 그 부정적인 여파(Blast radius)가 상당할 수 있다는 것입니다. 불필요한 불안감을 조성하는 것부터 시작해서, 커뮤니케이션 미스로 인해 엉뚱한 방향으로 시간을 허비하게 만들 수도 있죠. 그런데도 직장에서 이런 모호한 표현은 놀라울 정도로 흔히 쓰입니다. 우리 중 대부분은 직장에서 모호한 언어를 사용해 본 적도, 들어본 적도 있을 것입니다.
시간이 흐르면서 저는 구체적인 맥락 없이 “ASAP”(또는 “시급한”, “우선순위” 등 유사한 표현)이라고 말하는 것이 전혀 도움이 되지 않는다는 사실을 깨달았습니다.
그렇다면 어떻게 해야 더 생산적인 방식으로 시급성을 전달할 수 있을까요?
추상적인 표현에서 구체적인 표현으로 전환하기
모호하게 긴박함만 강조하는 대신, 다음 두 가지를 실천해 보세요.
- 순서를 말해줄 것
- 타임라인을 명확히 정의할 것
이렇게 하면 “어이쿠, 이거 중요하고 급한 거네”라는 식의 추상적인 느낌에서 벗어나, 당장 무엇을 해야 할지에 대한 구체적인 감각을 가질 수 있습니다.
실제로 적용해 볼 수 있는 구체적인 예시(Scripts)들을 소개합니다.
1. “이걸 첫 번째로 하세요. 그다음 이걸 두 번째로, 이건 세 번째로 하세요.”
저는 연차가 낮은 팀원들에게 이 방식을 써왔는데, 이토록 명확하고 직설적인 지침이 업무에 큰 도움이 되었다는 피드백을 받았습니다.
이 방식의 장점은 우선순위의 위계(Stack rank)를 확실히 보여준다는 점입니다. 해야 할 일이 산더미처럼 쌓여 있을 때 무엇부터 처리해야 할지 계층 구조를 다시 한번 짚어주는 것이죠.
2. “X일/X시까지…”
예를 들면 이렇습니다.
- “내일까지…”
- “목요일 업무 종료 전(EOD)까지…”
저는 항상 “과잉 소통(Over-communicating)”이 대개 적절한 수준의 소통이라고 말합니다. 특히 신규 팀원, 주니어 직원, 외부 업체, 계약직 등과 협업할 때 더욱 그렇습니다.
중간 관리자나 시니어급 동료들에게도 이런 방식은 효과적입니다.
- 🚫 “이 전략 문서는 우선순위이니 곧 검토합시다.”
- ✅ “목요일 1:1 미팅 때 전략 문서 초안을 함께 검토하는 것으로 계획을 잡읍시다.”
이러한 접근법은 업무를 위임(Delegation)할 때도 유용합니다.
3. “딱 하나만 할 시간이 있다면…”
- “이 일들 중 딱 하나만 처리할 시간밖에 없다면, 이걸 하세요.”
- “이번 주에 단 하나의 목표에만 우선순위를 둔다면, 바로 이겁니다.”
이는 특정 프로젝트나 과업을 다른 모든 것보다 우위에 두는 데 도움이 됩니다. 한 가지를 강조하고 싶고, 자신의 의도를 확실히 전달하고 싶을 때 유용한 방법입니다.
4. 아직 하지 않아도 되는 일을 언급하기
- “이거 여기 남겨둘게요. 당장 할 필요는 없지만, 오늘 오후 3시까지는 처리해 줄 수 있나요?”
- “이번 주말(EOW)까지 X가 필요해요. 2, 3, 4번 항목은 다음 달까지 기다려도 됩니다.”
엄청나게 긴급하지는 않더라도 결국 처리해야 할 일들은 많습니다. 무엇이 기다려도 되는 일인지 명확히 해주는 것이 좋습니다. 위 예시는 당장 하지 않아도 되는 일을 전달하는 두 가지 스타일을 보여줍니다. 첫 번째는 좀 더 협력적인 어조이고, 후자는 더 간결한 어조입니다. 상대방이나 프로젝트의 성격에 따라 두 가지 스타일을 적절히 활용해 왔습니다.
5. 회신이 없으면 진행하는 것을 기본값으로 설정하기 (Default is moving forward)
- “오늘 오후 5시까지 별다른 회신이 없으시면, 저는 이렇게 진행하겠습니다…”
이 접근법은 자칫 선을 넘는 것처럼 보일 수 있으므로 판단력과 정교함이 필요합니다.
위험 부담이 낮은 항목, 예를 들어 소규모의 전술적 결정이나 상사가 이전에 이미 승인했던 업무, 또는 이미 대략적인 공감대가 형성된 아이디어 등에 이 방식을 사용하세요.
- 🚫 “팀장님, 이번 주말까지 제 제안서를 승인하지 않으시면, 현재 운영을 중단하고 새 사업부를 런칭하며 제가 그 조직을 이끄는 것에 동의하신 걸로 알겠습니다.”
- ✅ “팀장님, 오늘 오후 5시까지 업체에 보낼 답장 메일에 대해 별말씀 없으시면, 그대로 발송하겠습니다.”
혹시 이런 생각이 드실지도 모릅니다. “내가 너무 유난스럽게 구체적인 건 아닐까? 지나치게 세세한 건 아닐까?”
그럴 수도 있습니다.
하지만 저는 관리자와 실무자 모두 대체로 더 구체적인 소통을 할 때 이득을 얻는다고 생각합니다.
실무자 입장에서는 ‘상향 관리(Managing up)’의 일환으로 상사에게 업무를 “할당”해야 할 때가 많습니다. 저는 제 팀원들이 정확히 무엇이 필요한지, 언제까지 필요한지, 그리고 그 이유가 무엇인지 명확하게 공유해 줄 때가 정말 좋았습니다. 덕분에 훨씬 빨리 피드백을 줄 수 있었고, 팀원들의 핵심 경로(Critical path)에서 병목 현상이 되지 않을 수 있었죠. 제가 “그건 해줄 수 없다”라고 거절할지언정, 적어도 그들이 제게 무엇을 원하는지에 대해서는 한 치의 의구심도 없었습니다.
또한 실무자였을 때 저는 상사가 제 마음을 읽을 수 없다는 점을 인지해 줄 때 감사함을 느꼈습니다. 구체적인 가이드가 있을 때 더 생산적인 대화가 가능했고, 제 가용 대역폭(Bandwidth)을 적절히 배분할 수 있었기 때문입니다.
결론적으로, ASAP, 시급함, 우선순위와 같은 단어를 사용해도 좋습니다. 다만 그 단어만 던져 놓고 상대방이 내 마음을 읽어주길 기대하지는 마세요. 위의 예시들을 참고하여 반드시 더 풍부한 맥락을 추가하시기 바랍니다.
원문: Avoid “ASAP” and other high-strung, non-specific words
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