대부분의 사람들은 상사에게 적절한 정보를 전달하는 데 서투르다. 너무 많은 정보나 너무 적은 정보를 주어 상사의 시간을 낭비한다. 그래서 어떻게 하면 필요한 만큼의 맥락을 전달할 수 있을까?
오늘은 적절한 맥락을 제공하는 방법을 다룬다:
- 어디까지 진행했는지 상기시켜라.
- 무엇을 원하는지 명확히 하라.
- 참고용임을 밝혀라.
- 잘못된 방식으로 지나치게 자세하게 설명하거나, 반대로 너무 간단하게 전달하지 않도록 주의하라.
- 상황에 따라 더하거나 덜 설명할 변수들을 고려하라.
- 자신의 기준과 가정을 밝혀라.
- 최소한의 배경만 제공하는 것을 목표로 하라.
- 핵심 메시지는 맨 위에, 배경은 아래에 두라.
- 간단하고 명료한 답변을 먼저 제시한 후, 더 설명이 필요하면 자연스럽게 제안하라.
- 마지막으로, 자신에게 묻는다: “내 상사는 어떤 질문을 할까?”
적절한 맥락을 제공하는 것은 팀이 더 빠르게 움직이는 데 도움이 된다.
지나치게 많은 맥락을 주면 상사는 무엇이 중요한지 판단하기 어렵다. 상세한 내용을 뒤져서 중요한 정보와 무시해도 될 정보를 구분해야 하기 때문이다.
지나치게 적은 맥락을 주면 상사는 다시 질문하거나, 미리 말했어야 할 정보를 끌어내야 한다. 너무 간단하게만 전달하는 것도 문제다.
잘못된 수준의 맥락을 공유하면 시간을 낭비하게 된다:
- 불필요하게 오고 가는 대화
- 피할 수 있었던 추가 질문
- 오해와 혼란(“이게 무슨 말이야?”)
고성과자들은 상사와의 커뮤니케이션과 상향 관리에서 뛰어나다. 이는 원격 환경에서 더욱 중요하다.
이제 질문이 생긴다: 어떻게 하면 적절한 맥락을 제공할 수 있을까?
1. 어디까지 얘기했는지 상기시켜라
업무 전환은 엄청난 에너지를 소비한다. 당신의 상사는 회의 사이에, 혹은 회의 중에도 당신의 메모를 읽고 있을 가능성이 크다! 그래서 상사가 부분적인 집중력으로 읽고 있다고 가정하고, 그들이 진도를 빨리 파악하고 업무 전환을 할 수 있도록 어디까지 말했는지 명확히 알려라.
🚫 “업데이트된 링크 입니다.”
✅ “X 고객을 위한 업데이트된 제안서입니다. 피드백을 반영했고 변경 내용을 아래에 요약해두었습니다. 질문 있으면 알려주세요. 내일 아침 발송할 계획입니다.”
마지막으로 “추가 피드백 있으면 알려주세요. 별다른 말 없으면 진행하겠습니다.”라고 덧붙이면 상사가 간단히 “좋아요, 고마워요”라고 바로 답할 수 있어 편하다.
2. 필요한 것을 구체적으로 말하라
몇 년 전, 유료 광고 대행사 벤더가 슬랙에 이렇게 썼다:
“새 광고가 구글 문서에 업데이트됐고, 페이스북에도 올렸는데 실행 중이 아닙니다.”
이 문장의 문제점은 무엇일까?
- 페이스북 광고가 작동하지 않는 이유가 고장인지, 경고를 받은 것인지, 아니면 다른 문제인지 모르겠다. 걱정해야 하는지, 만약 그렇다면 어떻게 할 건지 알 수 없다.
- 구글 문서를 업데이트했다는 건 알겠는데, 이제 어떻게 하라는 건가? 단순 정보 전달인지, 아니면 내가 뭔가 해야 하는지 알 수 없다.
상사가 당신이 필요한 것을 알아서 해결해줄 것이라 가정하지 말라. 필요하고 다음 단계가 무엇인지 분명히 전달해야 한다. 그렇지 않으면 상사는 당신이 진척되었다고 생각했다가, 사실 몇 주째 멈춰 있었던 것에 놀랄 것이다.
🚫 “새 광고가 구글 문서에 업데이트됐고 페이스북에도 게시했지만 실행은 안 됨.”
✅ “아래 스크린샷 광고 카피를 승인해 주세요. 승인되면 페이스북에 게시하고 라이브하겠습니다.”
3. 단순 참고용(FYI)임을 알려라
무작정 이메일을 전달하는 사람이 있지만, 맥락이나 다음 단계가 없으면 아무 도움이 되지 않는다. 상대가 이걸 왜 보냈는지 물어봐야 한다면 모두의 속도가 느려진다.
🚫 [맥락 없음]
✅ “FYI. X 사례 보길 원하셔서 공유합니다.”
4. 잘못된 방식으로 너무 자세하게 설명하지 말고, 제대로 된 방식으로는 충분히 상세하게 설명하라
상세함 자체가 문제는 아니다. 오히려 너무 많은 불필요한 세부사항이 문제다. 이는 내용의 핵심에 관한 문제이지, 형식적 구조의 문제는 아니다. 예를 들어, 어떤 고객이 두 번째 교육 코호트의 학생 수가 적은 이유를 물었을 때 이렇게 말할 수 있다:
🚫 “등록 기간을 연장하는 걸 고려해 보세요. 첫 코호트는 5월 13일에 공지되어 6주 동안 학생을 받았고, 8월 1일에 시작했어요. 두 번째 코호트는 10월 7일에 공지했고, 단 10일만 학생을 받았죠.” 이런 설명은 혼란스럽다.
✅ “등록 기간을 늘리는 걸 고려하세요. 첫 번째 코호트는 6주 정도 학생 모집 기간이 있었지만 두 번째 코호트는 단 1주 조금 넘는 시간만 있었어요. 다음에는 학생들이 더 오래 등록할 시간을 주는 게 좋겠습니다.”
잘못된 세부사항이 너무 많으면 핵심에서 눈이 멀게 된다.
- 숫자가 너무 많으면(첫 코호트, 5월 13일, 6주, 8월 1일, 두 번째 코호트, 10월 7일, 10일 등) 독자가 어느 숫자에 집중해야 할지 혼동한다.
- 여기서는 단순히 줄이려고 하는 게 아니라 명료성을 위한 것이다. 요점은 첫 코호트가 두 번째보다 5배 더 오랜 모집기간을 가졌다는 점이다.
- “Providing”은 한 단어지만, “you had 6 weeks”처럼 명료한 표현이 간결함보다 중요하다.
포함할 세부사항은 무엇인지 어떻게 판단하나? 이 사례에서 받는 사람은 정확한 공지일과 신청 마감일이 궁금한 게 아니다. 대략 얼마나 오래 학생을 받았는지가 중요하다.
상대가 알아야 할 필수 정보와 부가 정보를 구분하라. 모든 세부사항은 독자에게 인지 부하를 준다. 독자가 중요한 것을 구분하게 해야 한다.
이제 “잘못된 방법으로 지나치게 자세함”과 “정확한 방식으로 충분히 자세함”의 차이를 알게 되었으니, 본인 글과 동료 글을 체크해 주길 바란다.
5. 더 많거나 적은 세부사항이 필요한 변수를 고려하라
적절한 맥락 제공은 쉽지 않다. 왜냐하면 당신에게 중요한 것이 상대에게도 중요하리라는 보장이 없기 때문이다. 그래서 헷갈릴 때는 상대방 입장이 되어 생각해 보라.
의사결정이 돈과 관련되거나 고객 대상이면 조금 더 많은 맥락을 제공하는 게 낫다. 고객이나 공공 대상 내용은 브랜드에 영향을 미쳐 더 큰 문제로 이어질 수 있어 중요도가 크다.
만약 잘못될 경우 영향의 크기와 지속 기간은 어느 정도인가? 수백 달러 손실인가, 아니면 5년짜리 법적 계약서 서명인가?
다음 상황에서는 적은 맥락도 괜찮다:
- 여러 번 이 같은 결정을 내렸고 경험이 충분할 때
- 비용이 적거나 되돌릴 수 있는 결정일 때
- 당신의 상사가 이 프로젝트를 주목하고 있을 때(25개 프로젝트 중 하나가 아닐 때)
다음 상황에서는 더 많은 맥락이 필요하다:
- 되돌릴 수 없고 비용이 큰 결정일 때
- 고객 대상 또는 공공 대상일 때
- 이런 종류의 결정을 처음 내릴 때
6. 판단 기준과 가정을 명확히 밝혀라
대부분의 상사는 당신이 충분히 조사하고 미래를 예측하고 있음을 알고 싶어 한다.
예를 들어, 새로운 플랫폼이나 도구를 추천해야 할 때, 단순히 도구 목록만 보내는 건 별로 도움이 되지 않는다. 상사가 직접 옵션을 비교하고 분석하며 결정해야 하기 때문이다.
당신의 사고 과정을 보여줘라. 그러면 상사가 논리의 빈틈을 지적하거나 추가 정보를 줄 수 있다.
🚫 “이 플랫폼 추천합니다.”
✅ “이 플랫폼을 추천하는 이유는 XYZ 기준 때문입니다. 잠재적 단점은 A지만 B 때문에 관리 가능해 보입니다. 여러 옵션([옵션 명시])을 검토했으나 이상적이지 않아 제외했고, 우리 니즈에 더 맞는 [추천 플랫폼]을 선택했습니다.”
이 형식은 유연해서, 3분 또는 30분 동안 자신의 아이디어를 설명할 때 모두 활용할 수 있다.
7. 최소한의 배경 정보만 제공하라
다음과 같은 말버릇 당신도 해본 적 있지 않은가?
🚫 “목요일에 옛 동료를 만났는데—아니 잠깐, 목요일이었나? 아마 수요일일 거야. 왜냐면 그날 아침 코스트코에 갔었거든. 그날 아침이 출근 전에 들를 수 있는 유일한 시간이었어. 계산대로 걸어가는데 케토 바가 있더라고. 평소라면 샀겠지만 가공식품은 피하려고 해. 아무튼 그 친구를 만났고…”
친구끼리는 익숙한 말투지만 업무에서는 이러면 산만해 보인다.
배경 설명이 자꾸 늘어나는 현상이 있는데, 처음엔 간단히 전하려 했지만 여러 방향으로 빠지면서 원래 질문도 까먹게 된다.
정보를 처리하고, 무엇을 말해야 할지 결정하며, 실시간으로 말을 하느라 간결해지기 어렵다. 너무 많은 맥락을 제공할 때는 이미 쓸데없이 장황해진 상태다.
해결책은 한 번에 여러 인지 과정을 하려 하지 말고, 잠시 생각할 시간을 갖거나 가능하면 미리 간단한 주요 포인트를 메모해 두는 것이다.
8. 핵심 메시지는 위에, 배경은 아래에 둬라
이 방식은 독자가 필요한 만큼만 맥락을 읽게 할 수 있어 읽는 이에게 주도권을 준다.
중요한 것은 맥락을 시각적으로 구분하는 것이다. 이는 핵심 메시지와 부가 설명을 명확하게 나누는 효과가 있다.
나는 이 구조를 좋아하는데, 최종 권고 내용과 근거 모두 중요하기 때문이다. 자신의 논리를 공개하면 상대를 설득할 무기를 더 가지게 된다.
🚫 [행동, 배경, 맥락이 뒤엉켜 있음]
✅ [핵심 메시지는 위에, 배경은 아래에]
9. 간결한 답변 후, 더 설명할 의향을 밝혀라
더 설명할 준비가 되었음을 알리면 상사가 필요한 맥락의 범위를 정할 수 있다. 핵심은 간단한 옵션 목록을 제시하는 것이다:
- 이것은 당신이 전략적으로 고민했고 신중한 결정을 했다는 인상을 준다.
- 상사가 내용을 확장하거나 반박할 수 있어 상사의 부담을 줄여준다.
당신이 전문가임을 잊지 말고, 대화 주도권을 갖되 상사가 어떤 질문을 해야 할지를 생각하며 진행하라.
🚫 “무엇이든 더 설명할 수 있습니다.” ← 도움이 되지 않는다.
✅ “몇 가지 구체적으로 더 말씀드리자면, (a) 속도 위주로 최적화했을 때 일주일만에 할 수 있는 방법, (b) 비용이 더 저렴하거나 비싼 옵션은 가치가 없다고 판단한 이유, (c) 앞으로 예상되는 위험과 이를 줄이기 위한 계획 등이 있습니다.”
10. 상사가 어떤 질문을 할지 미리 생각하라
상사들은 각자 독특한 성향, 세계관, 가치관을 가진다.
최선의 방법은 과거에 상사가 본인이나 다른 이에게 어떤 질문을 했는지 학습해 그 틀에 맞춰 맥락을 제공하는 것이다.
예를 들어:
- 상사는 보통 어떤 질문을 하던가?
- 얼마나, 어떤 상세함을 원하는가?
당신의 역할은 무거운 짐을 덜어주는 것이다. 적절한 맥락을 제공하면 상사를 대신해 정신적 부담을 덜고, 동시에 뛰어난 수행자로 돋보일 수 있다—이는 모두에게 이익이다.
이 리스트 중 이미 실천하고 있는 것은 무엇이며, 앞으로 더 하고 싶은 것은 무엇인가?
원문: How I give the right amount of context (in any situation)
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